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素人幹事ががんばると良いのは3つのこと。やれば得られる3つのスキル。

カテゴリー: イベント



素人幹事ががんばると良いのは3つのこと。やれば得られる3つのスキル。

先日、まったくわからないのにBBQ幹事をすることになりまして、前夜や直前まであたふたしたのですが、1度やってみると、いろんなことが見えたのでまとめておくことにしました。 

不慣れな幹事を任された方の参考になればいいな。

 

長い前ふり

はじめに

BBQどころか、アウトドアなんて、ボクの趣味の対角線側にあって、素人以下です。
無知です。
何も知らないけれど、あろうことか、ボク自身から言い出して実現することになりました。

 

だから言い出したときは何もわからなかったけれど、
とりあえず場所は抑えておかなきゃ始まらないよね、って思って、
抽選会に参加して運よくいい場所をゲットできました。
そして、BBQ実現へ近づいていきました。

 

でも何もわからないし、当日も何がどうなるのかわからない。
少しずつ進んでいるのは、時間のみ。開催日までの残り○○日。

 

計画

何をどう準備すればいいかわからないし、当日のこともよくわからない。
けど場所は予約してあるので、どう進めていこう?と状況から前向きに考えることができました。

 

でも、BBQの「段取り計画」を予定していたスケジュールに、
割り込み作業が入って予定が大きく狂ってしまい、
開催の数日前まで、ほぼ動けない状況をつくってしまいました。
誤算でしたが、それまでにだれにも何も協力要請していなかったので、
とてもマズイことになった自覚はありました。

 

計画は余裕をもって、極限まで前倒し。
早く行うのがいいですね。

 

準備

直前になったけど、検索するといくつか「必要なものリスト」をまとめてくれているサイトがありました。
そこを参考にしながら、家にあるものと、足りないものとを確認していきながら、
まずホームセンターと100円均一へBBQグッズの買い出しに。
ほとんどないんですけどね。

 

今は多くのものが100円均一でそろいます。
使い捨てのものは、100円均一で買ったのが多かったですね。

 

でも・・・なかなか買えないものが!?
分量がわからないんですよね。
どれくらいの量を買えばいいのか。

 

よくわからないことに対して、20人くらいの分量を推測するってとっても難しい。
難しい・・・いや、ムリがある。
でも何とか推測しながら、あろうことか「ちょうどいい」を目指して買っていくのであります。。。
「多め」「少なめ」ではなくてね。

 

オナカ加減

どれくらいでオナカいっぱいになるか、とても迷いました。

意外に少なめでオナカいっぱいになるような気がするけど、
そんな状況じゃない人もいるだろうし、全体平均したらどれくらいになるんだろう?

とか思って、BBQだけど最後は焼きそばで腹を満たせば楽しいだろう、と考えて、
焼きそばを大量に用意することにしました。余っても安いし。

 

当日

前日、寝ながらボクは考えて、決めたんです。
当日はどの役目もしないことに。
代わりに「イベントのしおり」を作って配布。
やらなければならないことを書き出しておきました。
いつもイベントになるとしおりを作っちゃうのは、仕方ない。やってしまう性分なんだよ。

 

火起こしと、調理など、必ず必要な役割を全体にお願いして、役割分担できました。
それでも気になることがあったり、何がどこにあるとか、子どもがいたりするから注意はらったり、いろいろやることはあるのね。
これで火起こしを自分が率先してやってたら、大変だったはず。
この判断はよかったと思う。

 

 

しかしながら!?

今回は女性6割、子ども3割、男性1割の構成だったので、
満足ポイントが異なるんですよね!
「BBQとやら」に求めるものが違う。
まず食材から。種類と量ね。

 

これに気づいたときには、時すでに遅しで次回以降に反映させていくことを決めていたのですが、
その通りの結果だったかなと感じています。
はじめてにしては段取りは悪くなかったけど、もう何歩かいけたかなって。

 

 

とても長いけど、ここまでが前ふり。

 

ここまではBBQのお話だったけど、この先はBBQ以外でも通じそうな幹事のお話、本題へ。

 

幹事ががんばるといいところ

1.計画をたてること
2.準備するリスト(種類と量)をまとめること
3.準備から分担すること

この3つですね。

*ポイントは、準備まですべて自分でやっちゃいけない。

 

この時点から分担できていて、自分の手があいていれば、
もっと気をまわすことができるので、リストを見直したりできます。

他の人の意見を聞いて反映させたりできます。
するとそれぞれの「楽しい!」の度合いをちょっとずつあげていける。
みんなうれしい!
自分もうれしい!

 

勘違いしちゃう幹事

がんばって自分ですべて準備してしまう。
すると、周りの人から「ありがとう」「大変だったでしょう」とお礼を言われる。
集まる人が良い人たちであればあるほど、言われます。

 

その言葉には(自分で決めちゃって、やってしまってるわけだから)謙遜するしかないのですが、
またその言葉を言われるようにがんばろうなんて思ったりすると、
周りから気を遣われたり、自分がしんどくなって続かなくなったりするのかな、なんて思った。

 

でもそれ自体が好きな人ならいいのかもしれないけれど、
1人で荷物を運べない人数になってくると回らないからね。
その規模になってきた時には、だれかに協力してもらう方法わからないからね。

 

幹事が得られるスキル

1.人にお願いすること
2.人に役割を任せること
3.円滑に進めていく段取り(自分が役割に追われない)

こんなあたりかな。

プロデューサーっぽいのに徹していくと、みんなが関われて、みんなが楽しめそう。
こういうところを目指しながら幹事役をやると、より円滑に進めるよう頭が働くのかもしれないなあ。

 

みんなに楽しんでもらおうから、
みんなで楽しもうへ、
考え方が本質的に変わりそう。

もちろん行動も変わりそうです。

 

最後に

ボクは学校の同窓会幹事をやってたり、もともとこういった細かい準備は好きで得意だったんです。
でも今回は、「自分が無知なこと」を、「他と同じようにやろうとした」ので、なかなか気持ちよく進めていけませんでした。
当日実際に体験して得られた反応から、感情任せで投稿してみたので内容に足りないところがあるかもしれません。

 

でもこういったイベントって、みんなに参加してもらって、みんなが楽しめればいいし、
その中で幹事も楽しめて、はじめて成功なのかなと考えるので、今回は三流幹事だったかな。

 

書いたことの、どれもその通りにやらなくても、
なるべく多くの人が楽しんでればそれでいいんだけどね。

「楽しみましょうね!」を共有するのは大事かな。

 

はじめてで1度目のイベントだけで、ボクの頭はいつもこんな風に考えます。

 

リストをはじめに参考にさせていただいたのは、こちら(PDFダウンロードができます)


BBQマスターが教える!BBQ幹事がやるべき5つのこと
| BBQZINE/BBQ焼肉セット通販専門店 みんなで焼肉ドットコム

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ライター紹介

ぴろきち

ぴろきちです。大阪生まれで大阪育ち。関西人らしくないと薄々感じてましたが、どうやら血は大阪人じゃないようです。環境で大阪人になってもよさそうなのにね。

世界遺産めぐりが好きで特に遺跡に興味があります。他には神社や寺めぐりをして、御朱印集めをはじめてまもない状態。自分のルーツ・人のルーツをたどることが好きで、家系図づくりをしていますが、4世代より前へなかなか進めずにいます。肌が弱いので、タバコの煙が苦手。お酒もほぼ飲みません。

食べ過ぎたりもしたけれど、ぴろきちは元気です。

本当にお困りの方はご相談ください